Организация документооборота на предприятии
На предприятии функционирует огромное количество документов. Они бывают входящими, исходящими, а также внутренними. Организация документооборота на предприятии - это упорядоченное перемещение документов от создания до полного завершения и хранения, и тут может понадобиться печать коробок подходящих по размеру. Документы, которые называются входящими, поступают на какое-то предприятие от посторонних организаций.
Эти документы попадают на предприятие по электронной почте или курьерами. Когда входящие документы уже доставлены, с ними сразу же начинают работать. Если дни рабочие, то курьер доставляет документы из отделения почты. В выходные дни документы доставляют те, кто их отправлял. На документах, которые поступили, нужно проверить наличие указания адресата. Если адрес верный, то конверт с документом вскрывается.
Если на конверте есть отметка "Лично", то его передают тому, кому письмо адресовано. Если упаковка повреждена, либо в конверте не хватает каких-либо документов, то составляются соответствующие акты. Когда документы доставлены, их нужно рассортировать и зарегистрировать те, которые должны подлежать регистрации. Исходящие документы - это те, которые предприятие отправляет кому-либо. Например, физическим и юридическим лицам.
Такие документы нужно предварительно сортировать, затем регистрировать, но только после окончательного их оформления. Исходящие документы нужно подписывать или утверждать. На них должен быть почтовый адрес. Отправлять документы в электронном формате нужно с адреса электронной почты, прикрепляя к документу сопроводительное письмо. Документы, называемые внутренними, не отправляются за пределы предприятия. Исполнитель такого документа отвечает за то, чтобы проект документа был подготовлен качественно и вовремя. Руководит подготовкой проекта документа ответственный исполнитель.
Предварительный документ может корректироваться во время его составления. Документ должен быть составлен на грамотном русском языке. Когда текст документа составлен, он печатается на компьютере и распечатывается. Внутренние документы также нужно регистрировать.
